信守承诺 诚信为本 言必行 行必果
2017-06-28
随着教育系统行业业务和规模的日益扩展，以及管理水平的提高，所拥有的实物资产也随着教育系统经营规模的扩大而增长，但也为实物资产的管理带来了一定的困难，主要问题表现为：
1、实物管理的滞后现象；
2、固定资产的购买与登记入账脱节，存在“谁买谁用，谁保管”，不作固定资产登记的现象；
3、固定资产管理意识不强，只顾建设购置，忽略固定资产管理，投入使用后转增固定资产，存在着“重钱轻物”、“重购轻管”现象；
4、固定资产数量大，长期以来盘点费时费力，难于有效管理；
5、设备年检管理混乱，每年因没有年检，无法投入使用而造成大量的浪费。
系统概述
《佳克固定资产条码管理系统》是佳克软件自九七年即开始研发的产品，其针对固定资产管理中经常出现的实物与账目不符的情况，采用先进而成熟的条形码技术，赋予每个实物一个唯一的“资产全息身份证”条码标签，从而达到对固定资产实物的全流程环节进行跟踪管理。
针对于金融行业管理的特殊性，即严格的规定和管理要求、繁杂的账务清查和实物盘点工作。佳克固定资产条码管理系统极大地提高了工作效率。对加强和提高固定资产的监督管理工作起到了良好的效果，对加强资产的监管力度，减少和避免资产流失，降低资产的闲置浪费，及时动态的掌控资产信息等诸多方面起到了显著的作用。
应用效果
1、加强管理，清晰环节
教育系统对于固定资产管理主要靠手工记账管理。工作强度大、事务烦琐、信息查询不便、管理分散，给内控管理带来了许多不便。通过固定资产条码管理系统可以完全实现全教育系统内固定资产的具体使用情况的集中控制，上级部门可以及时全面地掌握下级部门的固定资产管理情况，总行对各地分行资产的情况及时了解，在提高工作效率的同时又保证了数据资料的精确性，并为各级各类管理人员及时提供准确的信息，辅助管理决策工作，保证相关决策的正确性，加强企业的综合竞争能力。
2、节省盘点结算时间带来的效益
教育系统至少在每年年末进行一次定期盘点，范围以86个学校为例的全部固定资产，在以往手工方式下，要进行固定资产清点、账务核对、编制报表等工作，平均每个分行要安排10人花费1个月的时间才能完成该项工作。使用固定资产条码管理系统后，每个学校只需安排3人花10天时间清点固定资产，而账务核对、编制报表工作由计算机自动完成。
3、加强购入固定资产管理、避免重复购置和浪费
教育系统对于固定资产的购入有严格的制度规定，在以往的手工处理方式下，要查询一个是否有购买的必要性，通过固定资产帐查询目前该项资产的情况，然后认为确实需要购买才审批，由于资产流动性大，帐本上的信息难以反映出资产的真实情况。例如：某部门要购入一批计算机，审批部门要从大量的帐本中查询出该部门计算机的拥有量以及是否在用，然后才可决定批准，这样花费时间长，并且查询会发生遗漏，导致重复购买，浪费资金。固定资产管理系统可以作为固定资产购置审批的辅助工具，在审批过程中，审批部门只要通过相应的终端设备，对申请部门的现存资产情况作详细调查，这种调查结果可成为审批的第一手决策资料。
4、及时掌握资产情况，合理配置资源
在手工方式下，不能实时地统计出资产具体情况，特别对资产的短缺、损失的情况根本无法查觉，得到的数据反映的信息量相当有限，只能粗略地知晓是否有该资产存在和其价值，但对资产目前使用部门、以前使用部门、已使用年限等相关信息难以获取，更不用说获得综合的统计分析资料。使用该系统以后，实现了教育系统固定资产的统一管理，教育系统可以实时地掌握教育系统固定资产使用情况，各学校购入每一件资产以后都必须及时登记，并打印条码。这时该学校的上级行可以在计算机中跟踪出资产的购入情况，通过组合查询可以了解到一个或多个学校以至全部学校的资产购入。每年教育系统对学校盘点清查工作可以先通过查询发现可能发生的问题，并组织专门人员重点地清查，做到有很强的针对性，通过固定资产管理系统中的统计分析功能可方便地了下属学校固定资产的异动变化，及时调查出问题的根源。
5、简化固定资产折旧工作，确保折旧计算准确
固定资产的价值是每月计提，作为当期费用支出，因此每月未对固定资产要进行折旧计算，从工作难度上来看并不是很难，问题存在于固定资产数量庞大，每一件资产都有相应的卡片，任何一个分支行的固定资产至少有几万张资产卡片，并且不同资产使用年限不同，折旧的方式也各不相同。在折旧工作的处理中，往往要登记厚厚几叠帐本和卡片，工作量可想而知。特别是这种重复而繁琐的工作更会产生不可避免的差错，导致相关报表反映的信息失真。使用固定资产管理系统后，在购入每一笔资产都可选定使用年限和折旧方式，到每月月末只要通过条形码阅读器将盘点结果输至计算机，如发现资产存在就可以进行折旧工作，发现缺少、溢余会提醒工作人员。折旧工作只须经过简单的屏幕操作，轻松地点击鼠标就可以在几分钟内完成手工操作下需要多人数周时间才能完成的工作，并且完全保证折旧计算的准确性。
该系统在教育系统平稳运行五年，降低了交行的固定资产管理成本，提高了工作效率，使该工作流程更明晰，做到了报表及时汇总到财务部门，浪费得到控制，库存信息及时反映，其工作效率明显提高。由于系统基础扎实、技术先进、架构合理、运行稳定、报表准确、操作方便等特点已赢得了教育系统的一致好评。
